Política de Datos Personales

CONDICIONES GENERALES.

El presente documento comunica las Políticas de Tratamientos de Datos personales y/o Empresariales de la sociedad ICS LEGAL & ADVISORS S.A.S., la cual se encuentra domiciliada en la ciudad de Barranquilla- Atlántico, dirección Carrera 52 #75- 111/ oficina 607, No de contacto: 3103197643. Esta Política para el Tratamiento de Datos Personales es expedida en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el fin de describir los mecanismos por medio de los cuales esta firma garantiza a sus clientes un m anejo óptimo de los datos personales y/o empresariales recolectados en el desarrollo de su objeto social y permitir a los titulares de dicha información el ejercicio del Habeas Data y todas las facultades derivadas de este derecho.

CONCEPTOS BASICOS.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
7. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
9. Datos financieros: Datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución política, particularmente en relación con la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países (regulado en la ley 1266/ 2008).
10. Habilitación del titular: Es la autorización escrita que realice en titular de los datos recolectados, para que dicha información pueda ser suministrada a una tercera persona.
11. Transferencia: Es la comunicación de datos a terceras personas autorizadas, dentro o fuera del país, las cuales deben contar con niveles óptimos en el tratamiento de los mismos.
12. Tratamiento de Datos: Es la operación o procedimiento que permita la recolección, conservación ordenamiento, conservación, modificación, relacionamiento, comparación, uso, circulación, valuación, calificación, bloqueo, destrucción, supresión y en general, el procesamiento de datos personales y/o empresariales.
13. Suministro: Es la respuesta favorable frente a la solicitud de información por parte de su titular, un tercero autorizado o una autoridad competente.

ICS LEGAL & ADVISORS asume la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales y/o empresariales a los que acceda con ocasión de la debida relación contractual. De igual forma, se compromete a realizar un uso prudente y necesario a la información suministrada por sus clientes. En este sentido, la información que usted suministre a la sociedad solo será utilizada en la gestión de su correspondiente consulta o problema jurídico. En ese sentido, la sociedad, en el desarrollo de sus actividades profesionales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales y/o empresariales de sus clientes o potenciales clientes. Los responsables, encargados, y/o terceros a quienes la sociedad transfiera Datos personales y/o empresariales deberá cumplir los principios y reglas establecidos por en las leyes pertinentes de la legislación colombiana y en la presente Política, para que se les garantice a los titulares de la información el derecho al Habeas Data.

OBLIGACIONES LEGALES DE LA SOCIEDAD.

1. Autorización previa.
2. Finalidad de la autorización. La información que el titular proporcione a la firma debe obedecer a una finalidad y propósito, fuera de las cuales la empresa no se encuentra autorizada para el uso de Datos.
3. Transparencia: En el Tratamiento se garantiza al derecho del Titular a obtener de la sociedad, responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
4. Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
6. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

OBLIGACIONES ESPECIALES A CARGO DE LA SOCIEDAD.

ICS LEGAL & ADVISORS se compromete a que sus datos personales y/o empresariales no serán suministrada a terceros, salvo que su titular lo autorice de forma expresa y se encuentre debidamente documentada por escrito o por mensaje de datos. De igual forma, dicha información es susceptible de ser suministrada a las autoridades competentes en aquellas circunstancias requeridas por la ley, siempre que dicha información no se encuentre protegida bajo el secreto profesional propio de la labor de la abogacía.

LA SOCIEDAD se compromete a que su información no será usada, comercializada, cedida, transferida y/o no ser sometida a cualquier otro tramite contrario a la finalidad comprendida en la gestión de su problema jurídico.

ICS LEAGL & ADVISORS se compromete a informar los titulares, en un término prudencial, cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y/o trata con ocasión de su relación contractual, aviso que debe darse tan pronto tenga conocimiento de tales eventualidades.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y/O EMPRESARIALES.

La sociedad se encuentra autorizada para tratar los datos personales de los titulares con las siguientes finalidades:

• Gestionar y tramitar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables de la sociedad.
• Cumplir los contratos de prestación de servicios profesionales celebrados con los clientes de la sociedad.
• Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar adecuadamente sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares del cliente de la sociedad, con el fin de cumplir los contratos de prestación de servicios profesionales celebrados.
• Controlar y la prevenir el fraude y el lavado de activos (SARLAFT).
• Realizar procesos al interior de la sociedad con fines de actualización y desarrollo operativo y/o de administración de sus sistemas.
• La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios electrónicos o documentales, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos correspondientes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los clientes y/o titulares de la información tendrán, entre otros, derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES.

La entidad encargada de tramitar las peticiones, consultas, quejas y reclamos relacionados con el manejo de datos personales será:

ICS LEGAL & ADVISORS S.A.S.

Dependencia: Área administrativa.
Dirección: Carrera 52 #75- 111/ oficina 607, en la ciudad de Barranquilla- Atlántico/Colombia.
No. de contacto: 3103197643.
Dirección electrónica: servicioalcliente@inslegalco.com

TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS.

El titular de los datos puede adelantar los siguientes procedimientos:

Consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de la sociedad. La firma deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por los medios habilitados, anteriormente mencionados. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos.

 El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la sociedad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida la sociedad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

OBLIGACIONES ESPECIALES DE LOS CLIENTES.

1. Los clientes de ICS LEGAL & ADVISORS se comprometen a dar un uso adecuado a la información y datos empresariales, así como a la información personal de sus trabajadores. En ese sentido, se abstiene de usarla, comercializarla, cederla, transferirla y/o someterla a cualquier otro tramite que pueda afectar negativamente los intereses de la firma.
2. La información que ICS LEGAL & ADVISORS suministre a sus clientes adquiere el carácter de información reservada, en ese sentido, estos últimos se comprometen a no divulgarla ni suministrarla a terceras personas. Pues, dicha información solo debe ser utilizada para la gestión de sus negocios y/o su problema jurídico particular.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Y DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL Y/O EMPRESARIAL.

Estas Políticas estarán vigentes a partir del día 01 de octubre de 2018 y la empresa se reserva el derecho a almacenar, usar, modificar, tramitar, calificar y transmitir la información con las limitaciones previstas en la ley.

Los datos manejados por la sociedad se conservarán de forma indefinida mientras se desarrolle su objeto y mientras permanezca la necesidad para el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, laboral y contable.